El flujo de efectivo de una organización o empresa es un elemento vital, y en su corazón se encuentra el cobro de las cuotas a tiempo. En ese sentido, la gestión inadecuada de las cuentas por cobrar, ya sea a través de procesos manuales o automáticos, podría complicar la economía de cualquier compañía ocasionando cobros severamente obstruidos.
Ahora bien, en la nueva era del cambiante panorama financiero, la tarea de automatizar las cuentas por cobrar de una empresa debe estar bien pensado y a continuación te explicamos el porqué.
¿Por qué se deberían automatizar las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar denotan el dinero adeudado a tu empresa por los productos o servicios que ofrece. Dado que el ciclo de tu pedido a efectivo depende en gran medida de ellas, es necesario garantizar funciones importantes como asegurar una facturación eficiente, días óptimos de ventas pendientes (DSO), resolución rápida de disputas y cosas similares.
Ahora bien, además de llevar a cabo estas funciones críticas, las siguientes son las razones principales por las que deberías considerar la automatización de las cuentas por cobrar de tu negocio:
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo humano
La función principal de la automatización es crear una lógica en torno al proceso de cuentas por cobrar, incluido qué cliente cobrar, cómo cobrar, cuándo cobrar y por qué cobrar.
Por ejemplo, supongamos que un cliente tiene un contrato anual. El primer trimestre transcurrió sin problemas, pero el cliente quería que se realizaran ciertos ajustes (como complementos, actualizaciones, degradaciones y similares) durante el segundo trimestre. Por lo tanto, se deberá ajustar el precio de la suscripción de forma manual. Ahora bien, imagina cientos o miles de clientes en lugar de uno: sería imposible para cualquier empresa lograr esto manualmente. Es por eso que, en ese caso, es mucho mejor la automatización de esta tarea.
2. Flujo de caja predecible y menor deuda incobrable
Otra ventaja central de la automatización de las cuentas por cobrar radica en tener un flujo de caja predecible para la empresa. Sin un proceso de automatización, la predicción podría estar completamente fuera de lo que realmente se está recopilando.
En ese sentido, puedes automatizar, por ejemplo, las notificaciones de pago, recordatorios y correos electrónicos para garantizar la recolección de información a tiempo. La automatización te ayudará a mantenerte al tanto de tu proceso de cobros, asegurando un flujo de efectivo constante y reduciendo las deudas incobrables.
3. Un mejor control
La mayoría de las soluciones de automatización proporcionan paneles analíticos interactivos. Es decir, proporcionan información precisa y útil sobre los KPI correctos, como los días de ventas pendientes y el índice de efectividad de la colección, y le permiten tomar decisiones financieras estratégicas.
¿Y cuál es la mejor forma de automatizar las cuentas por cobrar?
Pues bien, casi todas las empresas hoy en día usan softwares de contabilidad o softwares de facturación para lograr esta tarea. Así que, nuestra recomendación es que consigas el software más adecuado que se adapte a tu presupuesto.
Para finalizar, esperamos que esta información te haya sido de gran ayuda. Sin más que agregar…
Un saludo.
Gracias