En la actualidad, la facturación electrónica se refiere a la transformación digital que ha sufrido el antiguo proceso de facturación. Este consiste en utilizar software o servicios especializados para automatizar las distintas etapas de este, desde la creación y distribución de las facturas hasta la recepción y el archivo.
Este método se ha vuelto muy popular y ayuda a las empresas a agilizar la facturación, mejorar la precisión y cumplir las normas y pago en los diferentes países.
Pasemos, a continuación, a detallar un poco más el desarrollo de este procedimiento y cómo puede beneficiar a tu compañía o empresa en el día a día.
La factura electrónica
Para empezar, empecemos hablando sobre la factura electrónica: Este es un documento que facilita el intercambio fluido de información de facturación entre un proveedor y un comprador. Se emite, transmite, recibe, procesa y almacena utilizando formatos de datos específicos, como XML u otros formatos de datos estructurados que pueden ser procesados fácilmente por los sistemas ERP.
A diferencia de otros tipos de facturas, una factura electrónica permanece digital durante todo su ciclo de vida, desde la emisión hasta el archivo.
¿Qué no se considera una factura electrónica?
Ahora bien, aquí te presento un breve resumen de los tipos más comunes de facturas que no se consideran facturas electrónicas:
- Factura en papel o impresa: Las facturas en papel se crean a menudo digitalmente, se imprimen y se envían por correo al destinatario. Se tarda tiempo en que la factura llegue al receptor, y no hay trazabilidad de la entrega.
- Factura en PDF (y otros archivos de imagen): Las facturas intercambiadas por correo electrónico como PDF, documentos de Word u otros archivos de imagen son un primer paso para alejarse de un flujo de facturación basado en papel. Estos tipos de facturas se confunden a menudo con las facturas electrónicas.
- Otros tipos de facturas: Los términos “factura digital”, “factura en línea” y “e-factura” se utilizan a veces para referirse a la factura electrónica. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos términos alternativos pueden no abarcar siempre la misma definición. Por lo tanto, ten en cuenta que no todas las facturas digitales son facturas electrónicas auténticas.
¿Necesitan las pequeñas empresas adoptar la facturación electrónica?
El proceso de facturación electrónica puede ser beneficioso para las empresas de todos los tamaños. Si bien las organizaciones más grandes pueden experimentar un ahorro de costes y una mejora de la eficiencia, las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de la reducción del papeleo, la rapidez en el procesamiento de los pagos y la mejora de la exactitud.
De hecho, en el panorama empresarial actual, entender el significado de la facturación electrónica se está volviendo cada vez más importante, ya que la demanda de soluciones simplificadas está creciendo y a menudo es un requisito de los clientes.
¿Cuáles son los beneficios de este tipo de facturación?
Cuando este proceso se hace bien, obtienes una visión y una información más precisa para reducir los costes y aumentar los márgenes de beneficio que no son posibles con los métodos basados en PDF y papel. No obstante, aquí te presento algunas de las ventajas de la facturación electrónica que se traducen en un alto retorno de la inversión, un ahorro a largo plazo y mejores resultados en general:
- Ahorro de tiempo: La automatización del proceso de facturación ahorra tiempo al reducir la necesidad de introducir y procesar los datos manualmente. Esto permite a las empresas centrarse en actividades más estratégicas.
- Precisión y eficiencia: El uso de métodos digitales reduce el riesgo de errores e imprecisiones que pueden ocurrir con los procesos de facturación manuales, como los errores de introducción de datos y las facturas perdidas. También permite un procesamiento y una aprobación más rápidos de las facturas, lo que conduce a una mayor eficiencia.
- Mejora de la gestión del flujo de caja: La facturación electrónica permite a las empresas recibir los pagos más rápido, mejorando su gestión del flujo de caja y reduciendo el DSO. La facturación electrónica también proporciona una mayor visibilidad sobre el estado de las facturas y el historial de pagos, lo que facilita el seguimiento y la gestión de los pagos.
- Terminas siendo respetuoso con el medio ambiente: La facturación electrónica no solo te ayuda a reducir el uso de papel y las emisiones de CO2; también reduce los costes operativos y ayuda a crear una reputación de marca transparente y fiable.
- Cumples con los requisitos legales: Con el proveedor de servicios adecuado, la facturación electrónica te asegura estar siempre al día y cumplir con las normas locales e internacionales de facturación, impuestos y archivo.
- Entrega y procesamiento en tiempo real: Una buena solución de facturación electrónica te permitirá ver en vivo el estado de entrega y procesamiento de los documentos a través de plataformas basadas en la nube o directamente desde tu ERP.
- Compatible con el trabajo remoto: El uso de soluciones de facturación basadas en la nube significa que las tareas se pueden completar desde cualquier lugar sin necesidad de recursos adicionales como impresoras, escáneres o el servicio postal.
¿Una solución a futuro?
Como hemos visto hasta aquí, la facturación electrónica es un factor de cambio para las empresas que buscan simplificar sus procesos de facturación, reducir los costes y mejorar la eficiencia.
Al implementar este proceso puedes ahorrar tiempo, reducir los errores y mejorar la gestión de tu flujo de caja. Además, la facturación electrónica tiene beneficios ambientales, al reducir el impacto de la facturación en papel sobre el medio ambiente.
A medida que el mundo se vuelve cada vez más digital y entran en vigor nuevos requisitos legales, este procedimiento es un paso crucial hacia un futuro más sostenible y eficiente para las empresas de todos los tamaños.
En función de lo anterior, esperamos que toda esta información que has leído aquí te ayude a empezar a implementar la facturación electrónica en tu negocio y a obtener los resultados esperados.
Saludos
Gracias